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Arquivo Histórico do Estado: de volta à Casa Civil

Aproximar   o  Arquivo  Público  do  Estado  das  demais secretarias  para estabelecer  uma  política  de gestão de arquivos para todo o Estado de São Paulo.  Essa  é  a principal  razão  para  que  o Arquivo do Estado esteja novamente vinculado à Secretaria da Casa Civil.

A   mudança   ocorreu  na  reestruturação  da  Secretaria  da Casa  Civil, oficializada  em  julho  de 2007Com isso, o Arquivo Público deixou de estar vinculado  à  Secretaria  da Cultura  para fazer parte dos quadros da Casa Civil, órgão de apoio direto ao Governador do Estado.

O  principal  argumento  para  a  mudança  é o fato de que a preservação de documentos  é  só uma das atribuições de um arquivo público. Antes disso, é realizado um árduo e longo trabalho que inclui a regulamentação da produção de papéis do Estado, a transferência de documentos de outras secretarias, a preservação,   restauração  e  a  organização  arquivística  do  acervo  e, finalmente, a disponibilização do documento à sociedade. Por   esta  razão,  estar  subordinado  à  Casa  Civil  ressalta  um  papel administrativo  essencial  ao  Arquivo:  propor  e implementar uma política estadual   de   gestão  de  documentos.  A  posição  do  Arquivo,  junto  à administração  direta,  ficou  mais  clara dentro da organização do Estado, destacando a sua função administrativa e gerencial.

Hoje,  por  exemplo,  cada  secretaria  possui uma Comissão de Avaliação de Documentos  de Arquivo. Trata-se de um grupo permanente e multidisciplinar, responsável  pela seleção de documentos para eliminação e pela certificação da  boa gestão documental, apontando as especificidades da secretaria neste assunto.  Já  o  Arquivo  Público  deve fornecer orientação técnica sobre a gestão  de documentos a estas comissões, além de determinar a transferência e  o  recolhimento  de  documentos  com  comprovado  valor  administrativo, histórico-legal ou histórico-cultural.

A  mudança para a Secretaria da Casa Civil não deixará o Arquivo restrito a atividades  administrativas.  Além  de  fazer o  gerenciamento  interno da informação  de  caráter oficial, o Arquivo tem ampliado suas atividades nas áreas de preservação, difusão e ação educativa (MG).

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